Kế hoạch là gì? Tại sao phải lập kế hoạch? quy trình chuẩn để thiết
lập một kế hoạch công việc hoàn hảo diễn ra như thế nào? Nếu bạn
đang tìm kiếm câu trả lời cho những vấn đề trên, bài viết này chính
là dành cho bạn. Nội dung sau đây của Tanca sẽ cung cấp cho bạn
nhiều thông tin rất cần thiết và giúp bạn xây dựng một plan tối ưu
nhất. Cùng theo dõi ngay nha!
Kế hoạch là gì?
Kế hoạch đóng vai trò là nội dung và chức năng của công việc quản
lý. Theo đó, lập kế hoạch là xác định mục tiêu, đề xuất phương pháp
tiếp cận và quyết liệt cách thức hấp dẫn nhất để đạt được những mục
tiêu đó. Có một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn xác định cụ thể những
gì cần phải được thực hiện, làm như thế nào, khi nào và với ai. một
số hoạt động thường bắt buộc lập kế hoạch bao gồm gameshow, ra mắt
sản phẩm mới, ngoại giao, buôn bán. Xem thêm: Ma trận quản lý thời
gian là gì?
những loại
kế hoạch phổ biến trong Doanh nghiệp
Kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính sẽ giúp bạn xác định chính xác những gì bạn cần
làm để đạt được một mục tiêu liên quan đến tài chính trong một
khoảng thời gian nhất định. Nó có khả năng ngắn hạn hoặc dài hạn.
Thông thường kế hoạch này sẽ liệt kê thông tin về các yếu tố cần
thiết để đạt được mục tiêu đã đề ra như: vận hành, nguồn lực,
điều kiện, thời gian…
Kế hoạch buôn bán
Kế hoạch buôn bán là bảng mô tả tổng quát quá trình vận hành của
Doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Nó sẽ giúp bạn
xác định và đánh giá cách Doanh nghiệp của bạn đang vận hành và tìm
kiếm triển vọng phát triển trong tương lai.
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược là một tập hợp những mục tiêu dài hạn mà phương
pháp thực hiện của nó dựa trên sự phân tích môi trường và vị trí tổ
chức của môi trường đó. Kế hoạch này thường được thiết kế bởi các
nhà lãnh đạo và các nhà quản trị Doanh nghiệp dựa trên mục tiêu
chung của tổ chức.
Kế hoạch Marketing
Kế hoạch Marketing của Doanh nghiệp hay còn được gọi là kế hoạch
tiếp thị, thường được sử dụng để phác thảo các ý tưởng quảng cáo và
tiếp thị. Kế hoạch sẽ mô tả các hoạt động liên quan đến việc hoàn
thành một mục tiêu tiếp thị danh mục/ sản phẩm chi tiết trong một
khoảng thời gian nào đó.
Kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch nêu chi tiết các chiến lược chi tiết để giúp Doanh nghiệp
hiểu rõ cách thức đạt được mục đích của mình. Một kế hoạch vận hành
đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong một tổ chức hiểu rõ các mục
tiêu và xác nhận trách nhiệm của họ trong việc thực hiện các nhiệm
vụ để có được kết quả mong muốn. Xem thêm: Chiến lược buôn bán hiệu
quả
Lý vì phải lập kế hoạch là gì?
Tập trung vào mục
tiêu
Khi kế hoạch được thiết kế chi tiết sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu
cụ thể cho công ty của mình. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nguồn
lực để đạt được những mục tiêu đó. Phân bổ mức độ ưu tiên của các
mục tiêu, cái nào quan trọng sẽ được làm trước, những cái khác làm
sau.
hạn chế sự không chắc chắn
Không ai có khả năng đoán trước được điều gì sẽ xảy ra trong tương
lai, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh luôn không ngừng thay
đổi ngay. do đó, lập plan cho tương lai để đảm bảo mọi thứ diễn ra
theo những mục tiêu đã định. Điều này sẽ làm Giảm sự không chắc
chắn hoặc những vấn đề sinh ra có khả năng xảy ra dựa trên kinh
nghiệm và tình huống thực tế.
Tối ưu nguồn lực
Các mục tiêu đã được thiết lập và các nhà lãnh đạo cần thu thập tất
cả các nguồn lực để chiến dịch bắt đầu hoạt động và có thể tận dụng
được nhiều nhất có khả năng. Nhờ đó, các nguồn lực sẽ được tối ưu
hóa và nâng cao hiệu quả công việc.
Tránh lãng phí thời
gian và tiền bạc
Nhờ có kế hoạch sẵn, bạn sẽ xác định được các mục tiêu của dự án
trước khi chọn một phương pháp thích hợp để chinh phục những mục
tiêu này. Từ đó giúp bạn tiết kiệm được ngân sách, thời gian và
nhân sự cho việc lựa chọn. Tất cả nhân sự trong nhóm dự án cần nỗ
lực và hợp tác cùng nhau để nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã
được đề ra trong kế hoạch. Việc vạch ra sẵn kế hoạch sẽ giúp sự hợp
tác trong tổ chức diễn ra tốt hơn. do đó đi đến thành công một cách
dễ dàng hơn. Xem thêm: 8 lãng phí trong quản trị Doanh nghiệp
Kiểm soát công việc hiệu
quả
Một kế hoạch sẽ giúp bạn đặt mục tiêu và thiết lập các tiêu chuẩn
để đo lường. Điều này giúp cấp trên hoặc ban điều hành, quản lý dự
án đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Vì vậy, các sai lệch
sẽ được sửa chữa kịp thời thông qua các phương pháp khắc phục.
vận hành phân quyền
một trong số những lợi ích của việc lập kế hoạch là thuận lợi cho
các vận hành phân quyền. Việc thực hiện phân quyền sẽ được thực
hiện thông qua quy trình lập kế hoạch. Bởi vì mọi người đều có mục
tiêu đặt ra của riêng mình, phân quyền sẽ giúp họ có quyền hạn mà
họ cần để hoàn thành công việc.
Cách lập kế hoạch đơn
giản, hiệu quả
Khi bạn có ý tưởng thì đừng chần chừ mà hãy tiến hành xây dựng một
bản kế hoạch cho riêng mình. Để có khả năng xây dựng một bản kế
hoạch đơn giản hơn, bạn hãy làm theo trình tự các bước sau. Với
phương pháp 5W1H, các bước lập kế hoạch gồm:
Xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần xác định rõ mục tiêu
và yêu cầu liên quan đến công việc. Điều bạn cần làm đặc biệt trong
giai đoạn này là xác định chu trình thực hiện, kết quả và điểm cuối
cùng cần đạt được.
Xác định nội dung chi
tiết công việc
Xác định nội dung của công việc thông qua việc xác định 3W (Ai? Ở
đâu? Khi nào?): – Địa điểm: Nơi thực hiện và bố trí nguồn lực của
kế hoạch. – Thời gian: Thời gian bắt đầu và kết thúc kế hoạch, quy
trình điều chỉnh. bên cạnh đó, cần xác định mức độ quan trọng và
khẩn cấp của từng giai đoạn. – Đối tượng thực hiện: Bao gồm
người thực hiện, người hỗ trợ, giám sát, và người trực tiếp chịu
trách nhiệm cho kế hoạch.
Xác định hình thức thực
hiện
Xác định phương pháp, cách thức thực hiện là công việc xác định tài
liệu và chỉ tiêu cho từng công đoạn, cách thức hoạt động máy
móc,… ngoài ra, bạn cũng sẽ cần xác định các kế hoạch trước đó,
các nhiệm vụ đang thực hiện hoặc các trường hợp chưa được xử lý,
những công việc mới….
Phân bổ nguồn lực
Các yếu tố cần được phải xác định là: Nguồn nhân lực. Ngân sách
Nguyên vật liệu, hệ thống cung cấp công nghệ, máy móc Phương pháp
làm việc (bao gồm các nguyên tắc tiến hành).
Những nhược điểm của việc lập kế hoạch là gì?
Bên cạnh những lợi ích mà ai cũng có khả năng nhận thấy ở việc lập
kế hoạch thì vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Hiểu rõ những mặt
trái của vấn đề sẽ giúp bạn tránh những sai sót khi lập bảng kế
hoạch. Từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Không có dữ liệu đáng
tin cậy: Các dữ kiện và số liệu là những cơ sở để lập bảng kế
hoạch. do đó nếu nguồn thông tin không xác thực sẽ dẫn đến bảng kế
hoạch trở nên vô nghĩa. Tiêu tốn thường xuyên thời gian: Lập kế
hoạch là một quy trình mất nhiều thời gian. Thậm chí có thể làm trì
hoãn các công việc liên quan do kế hoạch phù hợp vẫn chưa thực hiện
được, Sự chậm trễ đôi khi khiến bạn mất đi thường xuyên cơ
hội. Tốn kém: quy trình thiết lập kế hoạch đồng nghĩa với
việc thu nhập thông tin và thử nghiệm các phương án khác nhau. Các
khoản chi tiêu cho những việc này khá tốn kém. do đó đó là điều
không thể đối với các công ty nhỏ, họ cần phải cân bằng giữa những
gì họ bỏ ra và có khả năng thu lại được gì từ nó. ảnh hưởng bởi các
yếu tố bên ngoài: Bất cứ kế hoạch nào cũng ít thường xuyên
chịu sự ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài. Chẳng hạn như kinh tế,
chính trị, xã hội, môi trường, thời tiết, pháp luật, công nghệ. Các
trường hợp khẩn cấp: Đôi lúc phát sinh những vấn đề và yêu cầu
chúng ta phải nhanh chóng hành động. Những tình huống thường không
thể trước được, dù cho bạn có lập kế hoạch cụ thể đến thế nào đi
chăng nữa. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ có khả năng giải đáp được
tất cả các thắc mắc của quý bạn đọc về kế hoạch là gì. Như bạn cũng
đã thấy việc chuẩn bị trước cho mình một kế hoạch chi tiết, cụ thể
sẽ giúp bạn đi đến mục tiêu của mình một cách thuận lợi hơn. Đừng
quên theo dõi thêm thường xuyên kiến thức thú vị khác tại trang chủ
của Tanca nhé!
Leave a Reply